Privacy

Privacy- en cookieverklaring

Laatst gewijzigd op 23 augustus 2026.

Wie is verantwoordelijk?

SALAR Software is een handelsnaam van D.C.W. Consultants B.V., gevestigd aan Tarasconweg 2, 5627 GB Eindhoven en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17073789.

Voor persoonsgegevens die SALAR Software verwerkt voor haar eigen bedrijfsvoering, website, communicatie, administratie, marketing en dienstverlening is D.C.W. Consultants B.V. in beginsel verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wanneer is SALAR Software verwerker?

Wanneer een klant persoonsgegevens van werknemers en andere betrokkenen verwerkt binnen SalarFusion of SALAR Payroll Engine, bepaalt de klant in beginsel het doel van die verwerking. De klant is dan Verwerkingsverantwoordelijke en SALAR Software treedt voor die verwerking op als Verwerker.

Voor deze verwerkingen gelden de tussen SALAR Software en de klant gesloten Verwerkersovereenkomst, de toepasselijke Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden.

Deze privacy- en cookieverklaring ziet primair op verwerkingen waarvoor SALAR Software zelf Verwerkingsverantwoordelijke is. Zij vervangt de Verwerkersovereenkomst met klanten niet.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Klanten en overeenkomsten

Wij verwerken onder meer naam, zakelijke contactgegevens, bedrijfsgegevens, adresgegevens, factuurgegevens en gegevens over de afgenomen diensten om overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren, onze dienstverlening te beheren en hierover te communiceren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang bij een doelmatige bedrijfsvoering, klantadministratie en het onderhouden van de zakelijke relatie.

Facturatie en administratie

Wij verwerken contact-, betaal- en factuurgegevens voor facturatie, automatische incasso, debiteurenbeheer en onze financiële administratie.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

Account en klantomgeving

Voor toegang tot onze online diensten kunnen wij accountgegevens, inloggegevens, gebruikersrechten, technische loggegevens en beveiligingsgegevens verwerken.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening.

Contact en support

Wanneer u ons benadert, verwerken wij uw contactgegevens, AccountID indien van toepassing, de inhoud van uw vraag en gegevens die nodig zijn om uw verzoek te behandelen en ondersteuning te verlenen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, precontractuele maatregelen en/of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen, het verlenen en verbeteren van ondersteuning en het vastleggen van relevante communicatie.

Website, informatie en marketing

Wij kunnen contactgegevens, interacties met onze website, aanvragen, downloads, campagnegegevens en zakelijke interessegegevens verwerken om onze website en communicatie te verbeteren, informatie toe te sturen en relevante zakelijke relaties te onderhouden.

Grondslag: toestemming waar vereist, uitvoering van een verzoek en/of ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties en het informeren van bestaande en potentiële zakelijke klanten over onze dienstverlening, afhankelijk van de verwerking.

Sollicitaties

Wanneer u solliciteert, verwerken wij de gegevens die u aan ons verstrekt voor de beoordeling van uw sollicitatie en de voorbereiding van een eventuele arbeidsovereenkomst.

Grondslag: precontractuele maatregelen en, voor langere bewaring indien van toepassing, toestemming.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

Gegevens die onderdeel zijn van de eigen financiële administratie van SALAR Software, zoals facturen en betalingsgegevens, bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn.
Klant- en contractgegevens bewaren wij gedurende de klantrelatie en daarna voor zover dit noodzakelijk is voor administratie, bewijs, wettelijke verplichtingen of de afwikkeling van de relatie.
Contact- en supportgegevens worden bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is voor behandeling, opvolging, kwaliteitsbewaking en eventuele bewijsdoeleinden.
Sollicitatiegegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn, tenzij verdere bewaring met toestemming of op een andere geldige grondslag plaatsvindt.

De hiervoor genoemde bewaartermijnen voor de eigen administratie van SALAR Software hebben geen betrekking op de salarisadministratie of overige persoonsgegevens die SALAR Software als Verwerker namens klanten verwerkt binnen SalarFusion of SALAR Payroll Engine.

Voor deze persoonsgegevens gelden de bewaartermijnen en exitafspraken uit de Verwerkersovereenkomst, de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden, waaronder waar van toepassing de Inkijklicentie of Bewaarlicentie.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Afhankelijk van de verwerking kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met categorieën ontvangers zoals:

cloud-, hosting- en IT-dienstverleners;
communicatie-, CRM- en supportleveranciers;
betalings-, facturatie- en administratieve dienstverleners;
website-, analyse- en marketingdienstverleners, voor zover toegestaan;
professionele adviseurs en bevoegde overheidsinstanties indien dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

SalarFusion en SALAR Payroll Engine

Voor de hosting en technische infrastructuur van SalarFusion en SALAR Payroll Engine maakt SALAR Software gebruik van Microsoft Azure. Voor persoonsgegevens die SALAR Software namens een klant verwerkt, kan Microsoft daarbij als subverwerker optreden. De verdere afspraken over subverwerkers zijn opgenomen in de Verwerkersovereenkomst.

Gegevens die in het kader van salarisverwerking worden verstrekt aan bijvoorbeeld de Belastingdienst of pensioenuitvoerders worden verstrekt voor de betreffende wettelijke of administratieve processen. Deze partijen zijn geen subverwerkers van SALAR Software uitsluitend doordat zij deze gegevens ontvangen.

Externe applicaties of API-afnemers die door een klant zelf worden geautoriseerd, zijn evenmin uitsluitend om die reden subverwerker van SALAR Software. De klant is verantwoordelijk voor de betreffende autorisatie en verdere verwerking door die partij.

Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens naar een land buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat.

Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of, wanneer vereist, het gebruik van passende waarborgen zoals de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

Voor nadere informatie over de toepasselijke waarborgen of om een kopie daarvan op te vragen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Beveiliging

SALAR Software neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging of verstrekking. De maatregelen worden afgestemd op onder meer de aard van de gegevens, de risico's van de verwerking en de stand van de techniek.

Om veiligheidsredenen publiceren wij geen technische details die misbruik van onze systemen zouden kunnen vergemakkelijken.

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze websites kunnen cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Cookies zijn kleine bestanden die via uw browser op uw apparaat kunnen worden opgeslagen of uitgelezen.

Wij onderscheiden in ieder geval de volgende categorieën:

Functioneel

Nodig om de website en gekozen functionaliteiten goed en veilig te laten werken.

Analytisch

Voor inzicht in het gebruik van de website en verbetering van onze online dienstverlening, voor zover wettelijk toegestaan.

Marketing

Voor marketing, meting en personalisatie waarvoor wij, wanneer vereist, vooraf toestemming vragen.

Voor cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is, plaatsen of activeren wij deze pas nadat u een geldige keuze heeft gemaakt. U kunt een gegeven toestemming weer intrekken of uw voorkeuren wijzigen.

Via de cookie-instellingen op onze website vindt u de actuele informatie over de gebruikte categorieën, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen van cookies, voor zover deze op uw bezoek van toepassing zijn.

U kunt cookies daarnaast via uw browser verwijderen of blokkeren. Het blokkeren van functionele cookies kan ertoe leiden dat onderdelen van de website niet goed werken.

Geautomatiseerde besluitvorming

SALAR Software neemt voor de verwerkingen waarop deze privacyverklaring betrekking heeft geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij wij u daarover afzonderlijk informeren en daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.

Uw privacyrechten

Afhankelijk van uw situatie heeft u onder de AVG onder meer het recht om:

inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten verwijderen;
de verwerking in bepaalde gevallen te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
te allen tijde bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing;
toestemming op ieder moment in te trekken wanneer een verwerking daarop is gebaseerd;
in daarvoor in aanmerking komende gevallen gebruik te maken van het recht op dataportabiliteit.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit op passende wijze te bevestigen. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Wanneer de AVG dit toestaat kan deze termijn, gelet op de complexiteit en het aantal verzoeken, met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u wanneer daarvan sprake is.

Wanneer uw verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die wij uitsluitend namens uw werkgever, salarisadministrateur of een andere klant verwerken, kunnen wij u doorverwijzen naar die Verwerkingsverantwoordelijke.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij uw vraag of klacht kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, onze verwerkingen, wet- en regelgeving of andere relevante omstandigheden wijzigen. De meest actuele versie wordt op deze website gepubliceerd.

Contact

D.C.W. Consultants B.V. – handelend onder de naam SALAR Software

Tarasconweg 2
5627 GB Eindhoven
Kamer van Koophandel: 17073789

E-mail: privacy@salar.software
Telefoon: 040 - 25 11 333